Cómo se consiguen los contratos de limpieza de oficinas.

El error que hace perder más meses es venderle al equivocado. Vas a la oficina de seguros del segundo piso, hablas con el dueño, le gusta tu precio y te dice que él no puede decidir eso. Y es cierto: la limpieza de las áreas comunes y muchas veces la de adentro va en su renta, y la contrata quien administra el edificio.

Esa persona es el administrador de la propiedad, property manager en inglés. Casi nunca trabaja para el dueño del edificio de forma directa: trabaja para una empresa administradora que lleva diez o veinte propiedades. Ahí está lo bueno. Si haces bien un edificio, el segundo contrato no cuesta ni la mitad de trabajo, porque ya te conocen.

En edificios grandes hay además un jefe de mantenimiento que ve el día a día. No firma, pero opina, y su opinión pesa más que tu propuesta.

• El letrero de la entrada

  Casi todos los edificios tienen en la puerta o en el vestíbulo el nombre de la administradora y un teléfono para emergencias. Ese teléfono llega a la oficina que decide.

• Pregunta en recepción, de día

  No pidas hablar con el jefe. Pide el nombre y el correo de quien ve los servicios del edificio. Es una pregunta normal y casi siempre la contestan.

• El de mantenimiento sabe todo

  Sabe quién limpia hoy, qué falla, cuándo vence el contrato y a quién le llegan las quejas. Trátalo bien desde el primer día, aunque no firme nada.

• Las asociaciones del ramo

  BOMA e IREM agrupan a los administradores de edificios y tienen capítulo local con juntas y directorio. Es donde están todos juntos y casi nadie de tu competencia va.

• El correo de cinco renglones

  Quién eres, qué limpias, que tienes seguro y que pides quince minutos para recorrer el edificio. Nada más. Un catálogo de doce hojas se borra sin abrir.

• Pocos edificios y muchas vueltas

  Vale más pasar cinco veces con veinte administradores que una vez con doscientos. Este trabajo se gana por insistencia tranquila, no por volumen.

No empieces por la torre de vidrio del centro. Ahí piden fianza grande, supervisor por escrito, historial de tres años y en algunas ciudades personal sindicalizado. Vas a gastar el año en juntas sin firmar nada.

El primer contrato conviene que sea chico, cercano y de una sola noche a la semana. Sirve para que aprendas cuánto tardas de verdad, que es el número que necesitas para cotizar el siguiente.

• Edificios de 3,000 a 10,000 pies

  Dos o tres inquilinos, un solo juego de baños, sin guardia de noche. Los administra gente que contesta el teléfono.

• Oficinas de seguros, contadores y abogados chicos

  Rentan su local y contratan directo. Aquí sí decide el dueño del negocio, y es la puerta más rápida de todas.

• Consultorios y clínicas pequeñas

  Pagan mejor porque piden protocolo de desinfección y horario cerrado. Pide por escrito qué exigen antes de cotizar, porque cambia el precio.

• Iglesias, salones y escuelas privadas

  Son locales grandes con presupuesto chico, pero el trato es directo, se firma rápido y sirve de referencia comprobable.

• Agencias de autos y talleres con sala de espera

  Área de oficina, baños de mucho uso y piso duro todos los días. Se limpia de noche y el gerente decide sin consultar a nadie.

• El edificio donde ya limpias algo

  Si haces la oficina de un inquilino, pídele a él que te presente con el administrador. Una presentación adentro vale más que cincuenta correos.

En oficinas no se cotiza por hora. Se cotiza un monto fijo al mes, y para compararte con otros ese monto se divide entre los pies cuadrados. Así nace el precio por pie cuadrado, que es el idioma en que hablan los administradores.

Pero el número no sale de ahí. Sale de tus horas. Calculas cuántas horas de tu gente lleva una noche, las multiplicas por lo que de verdad te cuesta una hora, sumas consumibles y equipo, y encima pones tu utilidad. Al final divides entre los pies cuadrados y ya tienes con qué presentarte.

Los rangos de abajo son de mercado y se mueven muchísimo. El mismo trabajo en una ciudad con sueldos altos se cobra al doble que en un pueblo, y un edificio médico no se paga como una oficina de contadores. Úsalos para saber si tu número anda en el planeta, no como tarifa.

• Primero las horas, luego los pies

  En oficina ligera, una persona limpia entre 2,500 y 4,000 pies por hora. Con muchos baños o muchos privados baja rápido. Cronométrate la primera semana y corrige.

• Tu hora cuesta más de lo que pagas

  Al sueldo súmale los impuestos de nómina, el seguro de trabajadores, el traslado entre edificios y las noches que alguien falta y vas tú. Cotizar sobre el sueldo pelón es la forma más común de trabajar gratis.

• Un ejemplo con números

  Local de 6,000 pies, tres noches por semana, a $0.09 el pie son $540 al mes. Ese mismo local con doce baños y en una ciudad cara pasa de $1,000 sin exagerar.

• El equipo también se paga

  Aspiradora, carrito, máquina de piso, químicos y uniformes. Repártelos entre los meses del contrato y métete ese pedazo en el precio.

• La utilidad va arriba, no adentro

  Saca tu costo completo y encima pon lo que quieres ganar. Si la utilidad sale de recortar horas, la vas a pagar con quejas en el mes tres.

• El precio se revisa una vez al año

  Escribe en el contrato que el monto se revisa al cumplir el año. Sin esa línea, el sueldo sube y tú sigues cobrando lo de hace tres años.

Los consumibles son el papel de baño, la toalla, el jabón, las bolsas y el forro de los botes. Parecen un detalle y se comen entre el 5% y el 12% de lo que cobras, según cuánta gente use los baños. Es un rango de mercado y en un local con público de calle se va más arriba.

Hay tres formas de acordarlo y las tres se usan. Lo que no se vale es no decirlo, porque entonces el papel lo terminas poniendo tú un viernes a las nueve de la noche.

• Los despachadores mandan

  Si el edificio tiene despachadores de una marca, ese rollo es el que cabe. Cotiza con el papel que entra en ellos y no con el más barato de la tienda.

• Escribe la calidad, no solo el nombre

  Papel de dos capas, toalla de tal medida. Si prometes una cosa y pones otra, la queja llega antes que tu factura.

• El baño de planta baja consume el triple

  Si entra gente de la calle, ese baño no se parece a los de arriba. Cuéntalo aparte cuando calcules el mes.

• Cambiar los despachadores es otra venta

  Si los de ahora se atoran o desperdician, ofrécele cambiarlos con su costo aparte. Baja el consumo y te deja un trabajo extra.

El administrador recibe tres o cuatro propuestas y casi todas son un total suelto en el cuerpo de un correo. Si la tuya también lo es, la única forma que tiene de decidir es el número, y ahí no quieres competir.

El más barato casi siempre calculó mal las horas y se cae a los tres meses. El administrador lo sabe, porque ya le pasó, y quien queda mal frente al dueño del edificio es él. Tu propuesta tiene que darle motivos para justificar que te eligió a ti.

• El alcance antes del precio

  Que lea qué recibe cada noche y qué recibe cada mes antes de llegar al número. El mismo precio, leído después de la lista, se ve barato.

• Enseña las horas

  Dos personas, tres horas, cuatro noches. Convierte tu precio en algo que se puede medir y de paso demuestras que sí sabes cuánto tarda.

• Da dos niveles de servicio

  Uno de tres noches y otro de cinco, con su precio cada uno. Así la decisión pasa de contratarte o no, a cuál de los dos.

• Pon nombre y teléfono del supervisor

  Quién va a estar ahí y cada cuánto pasa a revisar. Un nombre propio en la hoja cambia cómo se lee todo lo demás.

• Manda el certificado de seguro sin que lo pidan

  Le ahorras una vuelta y le dices sin decirlo que ya trabajaste con edificios. Es el detalle más barato de todos.

• Ofrece salida a 30 días

  Al que firma le da miedo quedarse amarrado con un proveedor que no conoce. Una cláusula de salida le quita ese miedo y casi nadie la usa.

• Que quepa en una hoja y vaya en PDF

  La va a reenviar a su jefe desde el teléfono. Si son ocho páginas o una foto borrosa, no la reenvía.

• Si no entra en su presupuesto, quita noches

  Nunca bajes el precio dejando el mismo trabajo. Quita una noche y que se vea en el papel qué se quitó. Tu precio por noche queda intacto.

Si trabajas solo, no puedes hacer noches y no quieres tener empleados en nómina, un contrato de oficina te va a costar más de lo que deja. Las pólizas, la fianza y las horas que nadie factura solo se sostienen con volumen. En ese caso te conviene quedarte en casas y en limpiezas de mudanza, que se pagan el mismo día y no piden papeles. Y si vas empezando, no pelees por la torre del centro: ahí piden historial de tres años y personal comprobado, y ese requisito no se salta con un buen precio.