Terminaste el trabajo.
Las once líneas de una factura
Este es el formato que se usa en Estados Unidos, lo mande un techero solo o una empresa de cien empleados. No hay un modelo oficial que tengas que seguir: hay unas líneas que todo el mundo espera ver, y cuando falta alguna la factura se queda esperando en el escritorio de alguien.
| La línea | Qué va ahí | Por qué importa |
|---|---|---|
| Número de factura | Un número seguido que no hayas usado antes | Es como la buscas tú y como la registra la contabilidad del cliente |
| Fecha de emisión | El día que la mandas | De ahí se cuentan los días de plazo |
| Tus datos | Nombre del negocio, teléfono, correo y licencia si tu oficio la pide | Sin eso no saben a nombre de quién girar el cheque |
| Datos del cliente | A quién le cobras y dónde se hizo el trabajo | Con dos obras del mismo cliente hace falta para saber cuál es cuál |
| Qué hiciste | El trabajo en renglones separados, no en un párrafo | Una lista se revisa; un bloque de texto se deja para después |
| Cantidades y precio | Cuántas unidades y a cuánto cada una | Deja ver de dónde sale el total sin tener que preguntarte |
| Subtotal | La suma antes de impuesto | Sin él, cualquier cargo de abajo parece inventado |
| Impuesto sobre la venta | Su propio renglón, cuando tu trabajo lo lleva | Metido dentro del precio parece que estás cobrando de más |
| Total a pagar | Lo que se debe, en grande | Es el único número que mira todo el mundo |
| Fecha límite | El día exacto del calendario | Neto 30 no lo entiende cualquiera; un martes 15 sí |
| Cómo pagar | Las formas que aceptas y a nombre de quién | Buena parte de los retrasos son gente que no supo cómo pagarte |
Antes va el presupuesto, después la factura
Son dos papeles de dos momentos distintos. El presupuesto dice lo que va a costar y espera un sí. La factura dice lo que se debe y espera dinero.
La factura sale del presupuesto que el cliente aprobó. Si el trabajo creció por el camino, cada cambio que él aceptó por escrito lleva su propio renglón aquí, con su precio a la vista. Lo que no se aprobó antes se acaba discutiendo ahora, y ese es el peor momento.
Cómo se arma el presupuesto, qué líneas lleva y qué conviene dejar fuera está en su propia guía. Aquí no lo repetimos.
El número no es un adorno
Cada factura lleva su número y ese número no se vuelve a usar. Si repites uno, tienes dos papeles distintos que se llaman igual, y el día que un cliente te diga que la 14 ya la pagó no vas a poder demostrar de cuál 14 está hablando.
Van seguidos y sin huecos. Un salto del 30 al 45 es lo primero que pregunta cualquiera que revise tus cuentas, y la respuesta casi siempre es que se perdió una factura, no que se saltó un número.
Y no empieces en 001. Dice a gritos que es tu primer trabajo, justo cuando el cliente está decidiendo si te suelta ocho mil dólares. Arranca donde quieras. Nadie va a revisar por qué tu primera factura es la 1043.
El impuesto sobre la venta lo contesta un contador
Si tu trabajo lleva impuesto sobre la venta y cuánto, no lo contesta esta guía ni ninguna que encuentres buscando. Cambia según el estado, según el condado y según si lo tuyo cuenta como servicio, como material o como las dos cosas a la vez. El mismo oficio se trata distinto cruzando una línea en el mapa.
Lo que sí vale en todos lados: si lo cobras, va en su propio renglón, debajo del subtotal. Ese dinero no es tuyo, lo estás guardando, y revolverlo con tu ganancia es la forma más común de gastárselo sin darse cuenta.
Quien te contesta bien es un contador de tu estado o la oficina de impuestos estatal, y muchas atienden en español. Una hora de contador al empezar sale mucho más barata que arreglarlo dos años después. Nosotros no damos asesoría fiscal.
Trabajos largos: cobrar por avances
En un trabajo de dos semanas cobras al final y no pasa nada. En uno de tres meses no puedes: estarías poniendo material y pagando gente todo ese tiempo con tu dinero.
Lo que se usa es facturar por avance, progress billing en inglés. Se pacta antes, en el presupuesto: el trabajo se parte en tramos y cada tramo tiene su factura cuando queda terminado. Cada una es una factura completa, con su propio número, y dice qué tramo cubre y cuánto falta por facturar.
Con constructoras aparece además el retainage. Es una parte de cada factura que la empresa se queda hasta que la obra entera se recibe. No es un truco contra ti, es la práctica normal en obra grande, pero ese dinero retenido suele ser justo tu ganancia. Enterarte al cobrar es lo que no puede pasar.
Cuánto pueden retener, en qué plazo tienen que pagarte y qué haces si no sueltan lo retenido cambia por estado y por contrato. Eso lo revisa un abogado antes de que firmes, no después de que te deban.
Cómo te van a pagar
Aceptar más formas de pago es aceptar que te paguen antes. Cada una tiene su costo y su detalle, y los porcentajes se mueven, así que míralos en la propia aplicación el día que la abras.
| Forma de pago | Qué te cuesta | Qué mirar |
|---|---|---|
| Efectivo | Cero | Da recibo siempre, aunque sea del talonario |
| Cheque | Nada, hasta que uno rebota | Sácale foto antes de depositarlo |
| Transferencia de banco a banco | De cero a unos pocos dólares | Lo más limpio cuando la cantidad es grande |
| Tarjeta | Alrededor de 2.5% a 3.5% del cobro, más unos centavos | Se lleva un mordisco y aun así cierra tratos |
| Aplicaciones del teléfono | De cero a cerca del 3%, según el tipo de cuenta | La cuenta de negocio protege el cobro; la personal no siempre |
| Enlace de pago dentro de la factura | Lo mismo que la tarjeta | Es lo que más acorta la espera |
El W-9 que te piden y el 1099 que te llega
Cuando el cliente es una empresa y no una persona, junto al primer pago te van a pedir un W-9. Es una hoja corta donde va el nombre del negocio y su número de identificación fiscal. Ahí pones el EIN del negocio y no tu número personal, que es justo para lo que sirve el EIN. Cómo se saca está en su guía y no cuesta nada.
Esa hoja la guardan ellos, y con ella arman el 1099 que te llega en enero con el año ya cerrado. El 1099 dice cuánto te pagó esa empresa durante el año, y esa misma cifra se la mandan al IRS.
Aquí es donde tus facturas empiezan a valer de verdad. Si el 1099 dice una cantidad y tus papeles dicen otra, la que pesa es la del 1099, porque es la que el IRS ya tiene delante. Guarda todas tus facturas del año y en enero compáralas contra cada 1099 que recibas. Si algo no cuadra, se le avisa a la empresa antes de declarar.
Qué cantidades obligan a emitir un 1099, quién lo tiene que mandar y qué haces con él al declarar lo contesta tu contador. Lo que te toca a ti es tener las facturas completas para poder comparar.
Cuando el pago se retrasa
Una factura vencida no se arregla esperando. Se arregla con un calendario y con constancia, y sin enojarse el primer día, porque buena parte de los retrasos no son mala fe.
El cargo por mora se escribe antes
El recargo por pagar tarde solo se puede cobrar si estaba escrito en el presupuesto que el cliente aprobó, antes de empezar el trabajo. Ponerlo en la factura cuando ya se retrasó no sirve de nada: es una condición nueva sobre un trato que ya estaba cerrado, y el cliente lo sabe.
Varios estados le ponen tope a cuánto se puede cargar. Un recargo por encima de ese tope puede dejarte peor que no haber puesto ninguno, así que la política la fijas una vez con un abogado y de ahí en adelante va igual en todos tus papeles. Aquí no damos asesoría legal.
Hay además un derecho de retención sobre la propiedad para quien puso trabajo y material y no cobró. Existe en muchos estados, tiene plazos cortísimos y avisos que hay que mandar a tiempo. Si un trabajo grande se te queda sin pagar, esa consulta con un abogado no se deja para el mes siguiente.
Con qué hacerla sin gastar
Para facturar no hace falta contratar a nadie ni pagar un programa. Estas opciones tienen versión gratis de verdad, no de prueba, y con cualquiera de ellas sales del paso hoy mismo.
Detalles que acortan la espera
Preguntas
Lo que más nos preguntan
¿Es lo mismo una factura que un recibo?
No. La factura pide el dinero y el recibo dice que ya lo diste. Van en ese orden y muchos negocios chicos usan la misma hoja para las dos cosas, con la fecha y la palabra pagado encima. Lo que no funciona es dar el recibo y no guardar la factura: sin ella no sabes qué cobraste ni cuándo.
Me pagan en efectivo. ¿Igual hago factura?
Sí. El efectivo se cobra rápido y se olvida igual de rápido. Sin papel no tienes cómo demostrar qué hiciste ni cuánto te dieron, y si el cliente reclama algo tres meses después la conversación es tu palabra contra la suya. Lo que tienes que declarar y cómo se lleva es cosa de tu contador; el papel lo haces siempre.
¿Cuántos días le doy para pagar?
En casas particulares lo normal es cobrar al terminar o dentro de los primeros días. Con empresas y constructoras se manejan plazos de 15 o 30 días, a veces más, porque ellas cobran de otro antes de pagarte a ti. Sea cual sea, escríbelo como fecha del calendario y no como un plazo que el cliente tenga que contar.
El cliente dice que no le llegó la factura. ¿Qué hago?
Se la mandas otra vez, la misma y con el mismo número. Mándala por correo, avisa por mensaje que va en camino y pide que te confirmen que la tienen. Guarda esa confirmación: es lo que corta de raíz la discusión de si llegó o no llegó.
¿Puedo cobrar recargo si me pagan tarde?
Solo si estaba escrito antes, en el presupuesto que el cliente aprobó. Y varios estados le ponen tope a cuánto se puede cargar. Fija tu política una vez con un abogado y de ahí en adelante que vaya igual en todos tus papeles. Nosotros no damos asesoría legal.
¿Qué es el retainage y por qué me quitan una parte?
Es el porcentaje de cada factura que una constructora se queda hasta que la obra entera se recibe. Es práctica normal en obra grande, no un abuso contra ti. Lo que sí es un problema es enterarte al cobrar: el porcentaje y la fecha en que lo sueltan tienen que estar en el contrato desde el principio. Cuánto pueden retener y en qué plazo tienen que pagarte cambia por estado y lo contesta un abogado.
¿Qué es el 1099 que me llega en enero?
Es el papel donde una empresa que te pagó declara cuánto te pagó durante el año. Te mandan una copia a ti y otra al IRS. Por eso tus facturas tienen que estar completas y guardadas: en enero se comparan las dos listas, y si no cuadran conviene avisar a la empresa antes de declarar. Qué haces con ese papel al declarar te lo dice tu contador.
¿Necesito un programa de contabilidad?
Si mandas dos o tres facturas al mes, no. Una plantilla y una carpeta ordenada hacen lo mismo. Cuando pases de diez al mes o cuando empieces a perder de vista quién te debe, ahí sí vale: un programa que numere solo y te enseñe la lista de lo pendiente se paga con la primera factura que ya no se te traspapela.
¿Cuánto tiempo guardo las facturas viejas?
Los plazos de conservación son cosa fiscal y esos te los dice tu contador. Lo práctico es guardarlas todas en digital, ordenadas por año, porque no ocupan nada. El día que alguien te reclame un trabajo de hace tres años, esa carpeta es la que contesta.
Sé honesto contigo
Cuándo esto no te hace falta
¿Prefieres que te lo dejemos hecho?
Página, logo, tarjetas, correo con tu nombre y tu Google, por $180 al mes sin contrato. Listo en 48 horas y tú no haces nada.
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¿A qué se dedica tu negocio?
Cada giro tiene su propia página, con lo que le pasa a ese negocio en concreto.
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